Une journée à la maison intercommunale de Matignon

8h30 : Arrivée à la Maison Intercommunale, l’assistante consulte ses e-mails et fait le point avec le chef d’antenne sur les rendez-vous prévus dans la journée, la gestion comptable (devis et factures voirie en cours), les besoins en commande de fournitures et matériels...

8h55 : Appel d’un usager : son bac d’ordures ménagères n’a pas été collecté ce matin. L’assistante rassure la personne et contacte le responsable de collecte pour résoudre le problème.

9h00 : Ouverture de l’accueil au public. La demande du premier usager concerne une inscription au centre de loisirs. L’assistante lui fournit un dossier complet, l’aide à le remplir et prend le temps de lui expliquer le fonctionnement de l’ALSH. Le second usager a perdu sa carte pour déposer ses sacs d’ordures ménagères dans les bornes. L’assistante va consulter sa base de données, bloquer l’ancien badge, lui en fournir un nouveau et s’occuper de la facturation.

9h30 : La crèche de Matignon appelle : la machine à laver est en panne. L’assistante prévient le responsable d’antenne et fait le nécessaire pour la faire réparer en urgence. En même temps, un particulier se présente à l’accueil pour des informations sur les pièges à chenilles processionnaires : l’assistante lui explique le fonctionnement et lui établit un devis.

10h30 : Après avoir mis sa comptabilité à jour, l’assistante contacte tous les fournisseurs afin de leur envoyer les bons de commande par e-mail. Cette semaine, toute la flotte de véhicules passe au contrôle technique, soit 25 au total.

10h45 : Le facteur dépose le courrier, l’assistante l’enregistre et le transmet aux différents services.

11h00 : Le directeur d’une association sportive passe à l’accueil pour louer le minibus le week-end prochain. L’assistante lui fait remplir la convention de location, facturée par la suite.

11h30 : Au téléphone, une maman souhaite inscrire son enfant à Animavac’ : les places sont limitées, l’assistante propose de lui envoyer l’inscription par e-mail. Celle-ci revient dans la journée avec l’inscription et le règlement..

12h00 : Fermeture au public, passage à la Poste pour déposer le courrier affranchi puis pause déjeuner.

13h30 : Retour au bureau : mise en place de la salle du conseil (chauffage, vidéo projecteur…), celle-ci est occupée l’après-midi par le service de l’agglomération, celui du Grand Cycle de l’eau.

13h45 : Une association téléphone : elle a besoin de réserver la salle de réunion lundi prochain. L’assistante vérifie la disponibilité et confirme la réservation.

14h00 : Réouverture au public. Un professionnel vient de s’installer sur le territoire et fait une demande de badge pour avoir accès à la déchèterie. L'assistante gère l'inscription et le règlement.

14h30 : L’usager de ce matin revient avec le devis accepté pour le piège à chenilles. L’assistante le lui fournit et transmet le devis signé à sa collègue en charge du dossier.

15h00 : Après avoir facturés tous les devis récents de voirie, l’assistante les met à la signature au chef d’antenne pour les transmettre ensuite au service comptabilité.

15h30 : Un père appelle : son fils a oublié son pull au centre de loisirs. Le téléphone sonne à nouveau : une mairie prévient que des points d’apports volontaires vont être saturés… Les situations diverses et variées s’enchaÎnent.

17h00 : Fermeture au public. L’assistante profite de ce moment calme pour « faire sa régie » : établir l’état exact des recettes perçues (badges de déchèterie, composteurs…).

17h30 : Fin de journée. Avec la même rigueur, l’assistante d’antenne vérifie que toutes les urgences ont été traitées. Demain, une nouvelle journée pleine de surprises l’attend…